At blive papirløs er en vital fase i digital transformation. Virksomheder drager fordel af at reducere afhængigheden af papir og bruge digitale medier til at dele information, lave noter, oprette fakturaer og meget mere. En nøgleteknologi, der hjælper alle med dokumentdigitalisering, er OCR eller Optical Character Recognition.
OCR-teknologien gør det muligt at konvertere indhold fra billeder til tekst, hvilket gør digitaliseringsprocessen nemmere og hurtigere. Kombinationen af OCR og kunstig intelligens automatiserer nu det papirløse arbejde og automatiserer digitaliseringsprocessen.
Hvad er OCR-teknologi, og hvordan fungerer det?
Optisk tegngenkendelse konverterer tekstbilledet til et læsbart og redigerbart tekstformat. Ved hjælp af en OCR-læser kan vi scanne et dokument, som kan være en kvittering, faktura, rapport osv. i billedformatet. Der er begrænsninger med OCR-teknologien, såsom at den ikke kan konvertere teksten til et redigerbart format. Indholdet af billedet vil blive konverteret til almindelig tekstdata.
OCR-konverteringsprocessen begynder med billedopsamling, hvor scanneren får et billede og konverterer det til binære data. Scanneren klassificerer de lyse områder som baggrunden for billedet og de mørke områder som tekst.
Det vil derefter rense billedet og fjerne eventuelle fejl for at forbedre læsningen. De anvendte rengøringsteknikker omfatter:
- Skævning
- Afpletterende
- Fjernelse af kasser
- Scriptgenkendelse
Derefter, med en af de to anvendelige algoritmer, Mønstertilpasning, og Feature Matching, får billedet sin næstsidste form og indhold. Mønstermatching omfatter matchning af hvert tegn (kaldet en glyf) med butiksglyfferne for at genskabe billedet i dets digitale version.
OCRs rolle i dokumentdigitalisering
Nye teknologier og systemer er fortsat med at dukke op, mens vi bevæger os videre med digital transformation. Der kræves flere teknologier for at gå fra en tid, hvor alt blev trykt på papir, til en æra, hvor papirløse operationer vil blive normale.
OCR er en af de teknologier, der kan eliminere den kedelige proces med manuel dataindtastning og digitalisering. Her er hvordan OCR'er hjælper fremskynde dokumentdigitaliseringsprocessen:
- En indbygget stavekontrol vil markere alle fejl og tvivl i billedet, før det konverteres til et læsbart format. Forskellige programmer har forskellige stavekontrolsystemer og databaser; vælg den, der kan lette hurtig fejlretning.
- OCR-programmet, der scanner papirdokumentet, vil køre en omfattende analyse.
- Det kan også stavekontrollere hver sætning ved hjælp af funktionerne i MS Word. Det vil samtidig tilføje nye og komplekse videnskabelige termer til sin ordbog for yderligere relevans.
Et OCR-program har et indbygget system til at optimere mediedata og information. Det kan forbedre kvaliteten ved at optimere mediet med højere klarhed og synlighed.
Generelt i et OCR-program er de sorte og hvide linjebilleder i kunsttilstand, og de gemmes i GIF- og PNG-format. De sort-hvide fotografier gemmes dog i GIF- eller JPEG-format, og farvefotografier gemmes i JPEG-format. Virksomheder skal opsætte OCR-infrastrukturen for at udnytte fordelene ved denne teknologi.
Fordele ved OCR til dokumentdigitalisering
OCR-processen giver virksomheder mulighed for at digitalisere alt papirarbejde i forbindelse med deres drift og tjenester. Med digitaliserede dokumenter kan virksomheder drage fordel af højere sikkerhed, tilgængelighed og nøjagtighed.
Sparer plads
1 MB drev kan gemme 500 sider udskrevet tekst. Hvor virksomheder har bunker af papir, så forestil dig den plads, de kan spare ved at digitalisere med OCR.
Højere sikkerhed
Papirbaserede dokumenter kan tilgås af alle, men digitaliserede dokumenter kan beskyttes med en adgangskode. Desuden kan vi tjekke logfilerne for at vide, hvem der har adgang til et bestemt dokument.
Øget tilgængelighed
Digitaliserede dokumenter kan tilgås af alle fra hvor som helst i verden. De med adgang kan også søge efter de nødvendige dokumenter, da de digitaliserede dokumenter er gemt på en central server.
Omkostningsbesparelser
Omkostningerne ved at opbevare, håndtere og bevare fysiske dokumenter er højere end at digitalisere dem. Digitaliserede versioner af dokumenter forsvinder ikke eller rådner. Digitale dokumenter kan dog blive hacket eller er tilbøjelige til cybertyveri, men til det har vi dygtige sikkerhedsforanstaltninger.
Sammenlægning af OCR, Deep Learning og AI i dokumentdigitalisering
Når den integreres med deep learning-systemer, vil OCR-processen få yderligere fart. Deep learning-mekanismer kan hjælpe med at udtrække strukturerede og ustrukturerede data fra billeder med højere effektivitet og nøjagtighed.
Derudover kan den automatisere digitaliseringsprocessen og reducere fejlpotentialet, der følger med, at mennesker digitaliserer hvert dokument. Der er maskinlæringsværktøjer og -tjenester, som vi kan bruge til at automatisere tekstudtræk ved høje hastigheder og med flere layouts.
Inden for disse OCR-programmer er der nu billedgenkendelsesværktøjer, som fremskynder processen med at identificere og kommentere billederne.
Alt dette arbejde udføres gennem en enkelt løsning, integreret i OCR-løsningen, eller som en indbygget funktion.
Konklusion
Optisk karaktergenkendelse (OCR) gør nye fremskridt i branchen, hvilket letter en nem overgang fra fysisk til digital dokumentation. Med en bred vifte af tilgængelige værktøjer skal du vælge dem, der har alle de funktioner og funktioner, du har brug for til nem dokumentdigitalisering.
Med Shaips OCR, aktiveret med Machine Learning-tjenester, vil du modtage data af høj kvalitet fra intelligente værktøjer og tjenester. Vi konverterer tekstdata til et maskinlæsbart format og udtrækker al den information, du har brug for til en smidig digital transformationsproces.
